個人情報保護方針

個人情報保護理念

私たちは不動産の売買・仲介・賃貸・コンサルティングにかかわる業務等を通じて、お客様を始めとする利害関係者の情報の保護および事故の予防について重大な社会的責任を認識し、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、実施していきます。また、本人のニーズ、IT技術の最新動向に着目し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善を図ります。

個人情報保護方針

1. 当社において個人情報を取り扱う際は、事業ならびに従業員の雇用、人事管理上に必要な範囲内で、適切な取得、利用、提供を行います。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報が目的外の利用、提供がされないための措置を講じます。
2. 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
3. 当社では、個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
4. 当社は、個人情報の管理責任者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施および運用に関する責任と権限を与え、適切な管理を行います。
5. 当社は個人情報を取扱う全ての従業者に適切な指導と教育を施し、個人情報保護マネジメントシステムの運用状況について定期的に監査し、システムの見直しを行ない、その継続的な改善と向上に努めます。
6. 当社では、個人情報の開示、訂正、削除、利用および提供の拒否要求、その他苦情、ご相談など、個人情報に関するお問合せについての窓口を設置し、対応致します。

制定 : 2023年10月1日
株式会社北斗ハウジング
代表取締役　上田　真一

個人情報相談窓口

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

E-Mail：privacy@hokutohousing.com
宛先：個人情報保護管理者　総務経理担当

個人情報の取扱いについて

当社の名称・住所・代表者の氏名

株式会社北斗ハウジング
〒359-1144　埼玉県所沢市西所沢1-12-4 北斗西所沢駅前ビル
代表取締役　上田 真一

利用目的

1. ご本人より直接書面等（ホームページ含む）、および電話問合せ時の録音により取得した個人情報の利用目的、および保有個人データの利用目的
   1. 不動産オーナー様・投資家様の個人情報
      1. 不動産の売買・仲介・賃貸・コンサルティングに関する業務について、以下の各行為を行うため
         1. 契約の締結および取引の実施のための準備・交渉
         2. 契約の締結・履行および取引の実施
         3. 契約・取引にかかわる事前または事後の各種手続の実施
         4. 契約・取引にかかわる各種案内の送付・連絡
         5. 契約・取引にかかわる各種情報および各種サービスの提供
         6. 契約・取引にかかわる各種事務処理
      2. 当社の事業に関し、郵便、電子メール、電話、訪問等による資料送付、情報提供、サービスの案内・勧誘、イベント告知、アンケート収集等の営業活動を行うため
      3. お客様のお問合せ、ご要望に基づく業務遂行のため
   2. パートナー会社の個人情報
      1. 当社業務に関する報告、連絡
      2. 契約内容を履行し、適切に管理するため
      3. 契約、ご請求等手続き、お支払いのため
      4. 各種お問合せへの回答のため
   3. 当社管理物件の入居者様の個人情報
      1. 管理規約等に定める業務を遂行するため
      2. リフォーム事業における各種工事、アフターサービス、メンテナンスのため
      3. 入居説明会のご案内等ご入居までの諸案内発送のため
      4. 更新、退居の手続き
      5. 当社が代理店契約を締結している保険会社が取扱う商品・サービスの提供のため
      6. お問い合せ、又はご要望事項への対応を行うため
   4. 受託業務に伴う当社管理物件への入居希望者様の個人情報
      1. 貸主様に代わって、入居希望者の募集、条件調整（オーナーへ提供する場合があります。）、審査（家賃保証会社、信用情報機関等へ提供する場合があります。）、契約代行等のため
   5. 従業員情報
      1. 人事管理、労務管理、法令遵守、福利厚生、安全衛生管理、給与支払い手続き、情報提供連絡、統計資料作成、緊急時や災害発生時の連絡のため
      2. 採用活動や当社PRのため
   6. 採用応募者情報
      1. 採用に関するご連絡、ご報告のため
      2. 採用判定の基礎資料とするため
   7. 各種お問い合わせ情報
      1. お問い合わせ内容に関するご回答、ご連絡のため
2. 直接書面以外の方法でご本人の個人情報を取得する場合の利用目的
   1. 士業の皆様からお預かりする個人情報
      1. 不動産の売買・仲介・鑑定に関する業務のため
   2. ハローワーク、求職サイトや人材紹介会社等から提供を受ける求職者情報
      1. 採用に関するご連絡、ご報告のため
      2. 採用判定の基礎資料とするため

個人情報の第三者への提供について

当社が保有する個人情報は、法令に基づく場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、提供することはいたしません。

個人情報の委託について

当社では上記の利用目的を遂行するために、お預かりした個人情報を第三者に委託することがあります。当社が保有する個人データの扱いの全部又は一部について外部委託するときは、必要な契約を締結し、適切な管理・監督を行います。

共同利用について

当社は、以下に記載の当社グループ会社との間で、個人データを共同利用することがあります。

1. 共同して利用される情報の種類
   上記利用目的1.ⅰ～ⅶ、2.ⅰ～ⅱに関する以下の情報 会社名、氏名、住所、生年月日、電話番号、メールアドレス、職務経歴、資産情報、お問い合わせ内容等
2. 共同して利用する者の範囲
   当社グループ会社：株式会社北斗不動産ホールディングス、北斗ソリューションズ株式会社、株式会社北斗リゾート宮古島
3. 利用する者の利用目的
   上記利用目的1.ⅰ～ⅶ、2.ⅰ～ⅱと同様
4. お客様の個人情報の管理について責任を有する者の名称
   
   ＜賃貸業務に関するお客様情報以外の個人情報＞
   株式会社北斗不動産ホールディングス
   本店所在地：埼玉県所沢市西所沢2丁目1番12号第2北斗ビル
   個人情報管理責任者：代表取締役　上田　真一
   
   ＜賃貸業務に関するお客様の個人情報＞
   株式会社北斗ハウジング
   〒359-1144　埼玉県所沢市西所沢1-12-4 北斗西所沢駅前ビル
   代表取締役　上田 真一
   
   個人情報保護マネジメントシステムを構築し、実施ならびにその運用に関する責任および権限を与えて業務を行わせます。ご本人様が取扱いを希望されない場合、当社までお申出ください。以降、お取扱を中止いたします。

情報提供の任意性

当社への個人情報の提供は任意となっています。ただし、情報に漏れやミスがある場合、適切なお問い合わせへの回答ができない場合があります。

保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社が講じる具体的な安全管理措置は、以下のとおりです。

1. 基本方針の策定 個人情報の適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「個人情報の安全管理措置に関する事項」、「個人情報相談窓口」等について本方針（個人情報保護方針）を策定しています。
2. 個人データの取扱いに係る規程の整備 当社の個人情報保護基本規程において、個人情報の取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。
3. 組織的安全管理措置 個人データの取扱いに関する責任者・管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う役職員および当該役職員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
4. 人的安全管理措置 従業者との「非開示契約」の締結、就業規則等の整備、個人情報の取扱いに関する留意事項についての従業者への周知徹底および研修等を実施しています。
5. 物理的安全管理措置 紛失・盗難を防ぐための書類・外部媒体等の施錠保管、裁断・焼却・溶解等復元が著しく困難な手段での個人情報廃棄、責任者の承諾なく個人情報を持ち出すことの禁止、個人情報を持ち運ぶ際の暗号化や封緘等の措置を実施しています。
6. 技術的安全管理措置 アクセス制御を実施して、取扱者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
7. 外的環境の把握 外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、必要な安全管理措置を講じます。

保有個人データの開示等又は第三者提供記録の請求に関する手続きについて

当社が保有している開示対象個人情報（利用目的1.に該当）について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（開示等）のお申し出又は第三者提供記録の請求に対しては、本人が請求した方法にて速やかに対応いたします。開示等のご請求の具体的な手続き（申し出先、申請書式、本人確認、手数料等）につきましては、下記の《個人情報相談窓口》までお問い合わせください。

個人情報相談窓口

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

E-Mail：privacy@hokutohousing.com
宛先：個人情報保護管理者　総務経理担当